出国留学如何给招生官写一封得体的申请邮件

今天红鳌网小编整理了出国留学如何给招生官写一封得体的申请邮件相关内容，希望能帮助到大家，一起来看下吧。

本文目录一览：

• 1、出国留学如何给招生官写一封得体的申请邮件
• 2、一封更地道的日语邮件，让你提升留学效率事半功倍
• 3、留学基金委会给外导发邮件吗

出国留学如何给招生官写一封得体的申请邮件

你好
对于申请出国留学的同学来说，少不了和学校的录取办公室打交道，而最常用最便捷的方式就是写邮件。虽然回复邮件的招生官不一定就是负责录取的招生官，但给学校留下好的第一印象还是非常重要的。
首先邮件的主题应该尽量简短，切记不要空着不填。没有主题的邮件虽然不太至于被忽略，但这样给人的第一印象不好，有匆忙潦草之感。如果是紧急事宜，建议使用urgent、help之类的短语，简洁但显眼。
其次，在称呼上，先确定学校网站上的联系信息里有没有联系人的名字。如果有，强烈建议直接以该联系人姓名，比如用Dear Mr.McKinney代替泛泛的Dear Sir or Madam。当然，如果学校没有提供，则最好使用Dear Sir or Madam，或To Whom It May Concern。这里还有一个小技巧，一般大学工作和教职人员都有自己的邮箱，绝大多数和本人的姓氏有关，比如以姓氏和名字的部分组成。
接下来是正文部分，还是一定要本着简练的原则。因为招生办公室的人一天都要看很多这样的来信，过于冗长繁琐的邮件让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的信会让对方在回答中容易透露出更多的信息。
正文的重点是逻辑清晰、条理清楚。这点不是很容易做到，因为一般我们有问题的时候才需要联系学校，而这种情况往往让我们心情焦虑，恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情越说越糊涂。因此在写email前，应该把事情理一遍，最好跳出来在旁观者的角度上看问题，前因后果都要想清楚。
为什么会出现问题？它是什么原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上来就是问题会让人摸不着头脑；但也不要走另外一个极端，在急急忙忙讲了一大堆事情后，什么问题都没问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措，给出的建议的质量也要大打折扣。所以记得把事情陈述清楚以后，把问题清晰地罗列下来，这样方便别人一一作答，邮件的目的才能达到。
在罗列问题时候，最好也不要一股脑儿都搬上去，一下十多条问题会吓到对方。最好的策略是，先从最紧要的问题开始，一封邮件里不超过3个问题。问题归纳得井井有条，忌重复，忌泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。
最后，记住在结尾部分另起一行写With my best regards。如果逢年过节或者赶上周末，可以加上一句祝福，这样会让人觉得心情愉快。
希望可以帮到你

一封更地道的日语邮件，让你提升留学效率事半功倍

还有一个月，日本的4月份新学年就要开始了，相信有不少同学从现在开始因为各种手续和申请，与教授和学校事务室的邮件来往也愈发频繁了。除了面对面的交流之外，一封地道易读的邮件可以给人留下好印象，甚至会让我们抓住意想不到的机会。在这篇文章中，我们就来介绍一下给教授和学校邮件的标准写法吧。

首先，一封标准的日文邮件格式如下：

――――――――――――――――――――――――――――

邮件题目 : ○○について 【①题目】

――――――――――――――――――――――――――――

XX先生 【 ②称呼】

最初の挨拶文（初めまして、お世话になっております等等）【 ③问候语】

○○と申します。 【 ④报上名字】

○○についてメールさせていただきます。【 ⑤邮件主旨】

○○○○○○○○

○○○○○○○○ 【⑥邮件具体内容】

○○○○○○○○

缔めの文【⑦结束语】

○○大学 ○○学部 ○○学科 XXX【⑧签名】

Email : ○○○○@

TEL : 080-123-4567

―――――――――――――――――――――――――――――

(附件)「XXX_AAAAA」 【⑨附件】

大家在撰写邮件时，可以按照这个格式，把每一部分根据具体情况进行修改或者替换。

1. 题目

题目一般至少要包含邮件的主要信息，常用的结构一般是“关于xxxx”也就是「xxxについて」，或者也可以直接用一句话比如“我把xxx发给您”。具体比如申请奖学金的邮件可以写「○○奨学金の申请について」，提交作业的邮件可以写「○○レポートをお送りします」。

另外像提交作业，申请奖学金这类很多人可能用同一个题目发同类信息的邮件，更体贴的做法就是把自己的名字也写上。比如「○○奨学金の申请について 王」这样回信人以后再次查找和辨别邮件的时候不需要点进去，只看题目就能找到你的邮件。

2.称呼

一般对于教授的称呼就是“姓+先生”。学校办公室的老师一般也可以称为“先生”。如果你要给一个部门写邮件但是不知道具体负责人是谁，则可以说“○○部门 担当者様”。要注意，当有具体人名的时候，“様”一般只用于商务场合，在学校里几乎不用。

3.问候语

最常见的问候语就是「お疲れ様です（辛苦了）」和「お世话になっております（一直承蒙您的关照）」。这两者的区别非常重要。前者（お疲れ様です）仅用于“同伴”，也就是当你进入一个研究室成为其学生以后，对同研究室的老师和同学才可以用「お疲れ様です」。在申请时期或者其他部门的老师则要用「お世话になっております」。

在网络上和一些教材中还经常会提到一些季节性的问候语，这些在现代频繁的邮件交往中用的已经非常少了，不必强求。尤其是这类问候语一般用于很久不联系的人，经常交往的人就更不要写了。

4.报上名字

这一句话非常简单，估计日语初学者也能写的很完美。要说明的是这句话非常重要，无论你和通信者是互不相识，还是每天都想见，在邮件里都要写上这一句“xxです”。不要问为什么，这就是邮件的书写习惯。如果对方对你不太熟悉（比如管一整个学校事务的老师）你还可以体贴地加上自己的院系，所属。和学校外的人通信一般可以写学校。“xxx大学のxxxです。”即可。

5.邮件主旨

邮件最重要的礼节，就是让对方能够轻松快捷地理解你要传达的意思，因此这一句总结非常关键。

如果你是发送一个文件，就可以说“xxxxをお送りします”。

如果你是想询问一件事情，可以写“xxxxについて问い合わせたいと思います”。

如果你是跟对方传达一件事情，可以写“xxxxについて连络させていただきます”。

总之就是先告诉对方一句，“我下面要说的是什么什么事”，让他看详细描述之前心里有个数。

6.邮件内容

很多时候我们有一些比较复杂详细的说明需要在邮件里表达，通常也就是在这一段的位置了。

这里有两点需要说明：

1）如果你说的事情包括很多方面，建议分1、2、3点来说，每一个点重新起一行，就像现在这样。

2）如果你说的事情过于复杂以至于邮件会变成长篇大论，建议你考虑通过电话或者约一次见面来谈。或者这一段前告诉对方邮件很长「长文になりまして失礼ですが、…」，这和“多图预警”的礼节是类似的道理。

7.结束语

在你说完所有事情，想要结束邮件的时候就需要结束语。这相当于英语邮件中的Best regards或者中文邮件中的“祝好”。日语的基本格式则是「どうぞよろしくお愿いします」。如果你想用正式一些的敬语可以用「どうぞよろしくお愿いいたします」（但是对同研究室的同龄人用这个就比较怪）。

另外如果你是拜托对方做事情的话，可以加一句歉意，比如「お手数をおかけして恐れ入りますが、どうぞよろしくお愿いいたします。」

又比如你是给对方发一些材料，希望他有不明白的地方随时问你的时候，也可以体贴一句「何か不明点がありましたらいつでもご连络ください。どうぞよろしくお愿いいたします。」

8.签名

签名可以仅仅是署名（即写上自己的名字落款），但是更体贴更专业的做法是使用一套标准签名。基本上所有的邮件系统和软件都支持编辑自己的标准签名。其目的就是提供更完整的信息以方便对方立刻电话联系自己或者辨明自己的身份。通常可以写xx大学xx专业 xxxx，再加上电话和邮件。别看邮件貌似信息重复，在被转发等情况下还是挺有用的。

9.附件

最后，附件里面也是有文章可做的，那就是文件的命名。“文件1”这种名字当然是NG的，建议你可以设计一套属于自己的文件命名规则。比如“xxxレポート_王小红”。这样的命名可以在提交作业或者申请材料之后让对方一眼就看出这是来自谁的材料。如果是需要不断修改更新的文件，则可以再加上日期或者版本号，以避免和旧版本混淆。

以上就是我们给大家总结分享的，在学校内撰写邮件的统一格式以及注意点，希望能在新的学期开始之际帮到大家。

留学基金委会给外导发邮件吗

红鳌留学网(https://www.hongao.com)小编还为大家带来留学基金委会给外导发邮件吗的相关内容。

会的，按照《资助出国留学协议书》规定，留学人员自抵达留学所在国后十日内凭《报到证》及《国家留学基金资助出国留学资格证书》原件向我国驻留学所在国使（领）馆办理报到手续。如本人不能及时亲自前往，可先以电话、电邮或信件方式报到。并于一个月内将入学证明、居住地址、银行账号告知使（领）馆。经批准变更留学单位者，抵达新的留学单位后，应于十日内向现所属有关使（领）馆报告，由原属使（领）馆将有关情况和材料转告现所属使（领）馆。 红鳌留学网

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